Expertentipps für eine sichere IT in der Zahnmedizin

Die IT ist im Gesundheitswesen die Basis für Organisation, Diagnostik, Kommunikation und Abrechnung. Je mehr Aufgaben digital erledigt werden, desto höher sind die gesetzlichen Anforderungen – Stichwort Datenschutz, Teleinformationsstruktur (TI) und Backupsysteme. Experte Jens Schlerf verrät, wie Dentalpraxen ihre IT zukunftssicher aufstellen und typische IT-Sicherheitslücken schließen.

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IT im Gesundheitswesen umfasst mehr als nur Computer und Software. Zur IT gehört die gesamte digitale Infrastruktur, vom Server über Arbeitsplatzrechner bis hin zu Netzwerken, Backupsystemen, Bildgebung, Praxissoftware sowie der Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI).

Zur Praxis-IT zählen auch Themen wie Datensicherheit, mobile Arbeitslösungen genauso wie gesetzlich vorgeschriebene Dienste wie die Kommunikation im Medizinwesen (KIM).

Vorteile einer gut implementierten IT in Arztpraxen

Von einer funktionierenden IT profitieren in Zahnarztpraxen nicht nur die Mitarbeitenden, sondern vor allem die Patienten, da Behandlungen schneller, strukturierter und sicherer ablaufen. Eine gut implementierte IT sorgt für:

• Reibungslose Praxisabläufe,
• reduziert Ausfallzeiten,
• sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und
• schafft effizientere Kommunikation mit Laboren, Krankenkassen sowie Kollegen.

Eine stabile IT-Infrastruktur ist Grundvoraussetzung für den reibungslosen Ablauf in Dentalpraxen. Diese IT gehört in jede moderne Zahnarztpraxis:

• Zuverlässige Hardware wie leistungsfähige PCs und einen zentralen Server
• Sichere Netzwerkumgebung
• Moderne Praxisverwaltungssoftware
• Digitale Röntgentechnik
• Firewall-Systeme und Schutzmechanismen gegen Viren und andere Angriffe
• Strukturierte Backup-Lösung, um Datenverluste zu verhindern
• Anbindung an die Telematikinfrastruktur & Kommunikation in der Medizin

Cloudlösungen spielen in der Medizin-IT noch eine Nebenrolle. Der Grund: die vorhandenen Geräte, wie z. B. Röntgen, Kamera-Systeme oder Hygienedokumentation, müssen nahtlos eingebunden werden. Hier sind bislang nur in den seltensten Fällen passende Schnittstellen vorhanden.

Telematikinfrastruktur (TI) in Dentalpraxen

Die Telematikinfrastruktur (TI) ist das digitale Netzwerk, das alle Akteure im Gesundheitswesen verbindet. Für Zahnarztpraxen sind mehrere Komponenten der TI inzwischen verpflichtend: Dazu gehören der Konnektor, das Kartenterminal, der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) sowie der Zugang zum KIM-Dienst. Seit 1. Januar 2024 ist auch das E-Rezept für apothekenpflichtige Medikamente bei GKV-Patienten Pflicht.

Darüber hinaus gibt es freiwillige, aber empfehlenswerte Komponenten wie den Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) oder das Notfalldatenmanagement. Auch wenn nicht alle Zusatzdienste täglich genutzt werden, lohnt sich deren Integration, um langfristig digital arbeitsfähig und gesetzeskonform zu bleiben.

Was ist die Kommunikation im Medizinwesen (KIM)?

KIM ist ein besonders geschützter E-Mail-Dienst für medizinische Einreichungen innerhalb der TI. Nachrichten werden verschlüsselt übertragen, Absender und Empfänger sind eindeutig identifizierbar. Typische Anwendungsfälle sind Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Abrechnungsdaten oder Befunde.

Die Vernetzung in den Arztpraxen schafft immer neue Schwachstellen, die sie beliebt für Cyberangriffe machen. Ein im August 2025 veröffentlichter Report zur weltweiten Cybersecurity zeigt auf, dass das Gesundheitswesen zu den vier am häufigsten attackierten Branchen gehört.

Da Gesundheitseinrichtungen sensible Informationen sammeln, sind sie ein beliebtes Ziel für Cyberkriminelle. Gestohlene Gesundheitsdaten gelten als ein lukrativ, wenn diese verkauft oder zur Erpressung der medizinischen Einrichtungen genutzt werden. Daher ist jede Zahnarztpraxis gesetzlich dazu verpflichtet, Patientendaten besonders gründlich zu sichern.

Typische Schwachstellen im IT-System

Die häufigsten Schwachstellen in der IT-Sicherheit im Gesundheitssystem und Arztpraxen sind:

• veraltete Systeme
• fehlende Updates
• schwache Passwörter
• mangelndes Wissen, z. B. über Phishing-Angriffe

So schützen Sie die IT Ihrer Arztpraxis

Gegen diese Schwachstellen in der IT-Sicherheit des Gesundheitswesens helfen technische Maßnahmen, wie regelmäßige Softwareaktualisierungen, ein verlässlicher Virenschutz, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und gesicherte Netzwerke.

Aber auch organisatorische Maßnahmen wie etwa Mitarbeiterschulungen, klare Zuständigkeiten und das Prinzip der Datensparsamkeit schützen. Das bedeutet, dass nur wenige Mitarbeitende Zugriff auf bestimmte Daten und Informationen erhalten. Nicht zu unterschätzen ist Aufklärung: Nur, wenn die Mitarbeitenden potenzielle Gefahren erkennen, können sie richtig reagieren.
 

„Mindestens einmal jährlich sollte das Team geschult werden – und zusätzlich immer dann, wenn neue Systeme eingeführt oder Schwachstellen entdeckt werden.“

Jens Schlerf, IT-Spezialist und Geschäftsführer der VisionmaxX GmbH

Medizinische Daten, wie beispielsweise TI- und KIM-Daten, sind rechtlich relevant. Gehen diese Daten aufgrund eines IT-Ausfalls verloren, kann das schwerwiegende Folgen haben – von Verzögerungen bei der Abrechnung bis hin zu Behandlungsunterbrechungen.

Eine durchdachte Backup-Strategie der IT für Arztpraxen ist daher essenziell. Dies umfasst regelmäßige, automatisierte Sicherungen (lokal und extern), am besten verschlüsselt. Backups müssen überwacht und getestet werden, um im Ernstfall zuverlässig zu funktionieren, z. B. nach Cyberangriffen oder Hardwaredefekten.

Jens Schlerf ist Geschäftsführer der VisionmaxX GmbH, einem spezialisierten IT-Systemhaus für Zahnarztpraxen. Seit über 20 Jahren begleitet er Praxen bei der Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung ihrer IT-Infrastruktur. Für diesen Artikel teilte er sein Expertenwissen mit der Redaktion.

Eine gute IT-Infrastruktur basiert auf Weitsicht. Praxen sollten mit ihrem auf Medizin spezialisierten IT-Dienstleister einen mehrjährigen Investitions- und Wartungsplan aufstellen. Dabei ist wichtig, nicht nur den aktuellen Bedarf zu decken, sondern auch zukünftige Anforderungen im Blick zu behalten – etwa bei der Skalierbarkeit von Servern, der Integration neuer Softwarelösungen oder der Erweiterung der digitalen Kommunikation.

Im Betrieb der IT-Anlage kommt der regelmäßigen Wartung und Systemüberwachung eine sehr wichtige Rolle zu. Es gilt einerseits, das System sicherheitstechnisch stets auf aktuellem Stand zu halten, und andererseits durch Monitoring Ausfällen vorzubeugen.

Zahnarztpraxen sollten bei der Wahl ihrer Systeme unbedingt auf Datenschutzkonformität nach DSGVO und Einhaltung der IT-Sicherheitsrichtlinie der KZBV (Krankenärztliche Bundesvereinigung) achten.

Ebenso wichtig sind gut dokumentierte Schnittstellen – etwa zu Röntgensystemen, Abrechnungssoftware oder KIM-Diensten. Ideal ist eine Lösung, die sowohl technisch als auch rechtlich auf dem neuesten Stand ist und dabei die Datenübertragung zwischen den Systemen sicher und reibungslos ermöglicht.

Ja, meist ist es wirtschaftlicher und sicherer, die IT in professionelle Hände zu geben. Das Feld der IT in Zahnarztpraxen ist mittlerweile enorm vielschichtig und es bestehen diverse rechtliche Anforderungen. Diese sind von den Praxen selbst heutzutage kaum noch abzudecken. Ein erfahrener Dienstleister übernimmt nicht nur Wartung und Support, sondern kennt auch die spezifischen Anforderungen im Gesundheitswesen. Das spart Zeit, Kosten und Nerven.