Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis – mittels Vorschrift zum Erfolg

Funktionierendes Qualitätsmanagement (QM) hat sich zum Wettbewerbsvorteil entwickelt. Es sichert die Behandlungsqualität, gestaltet Abläufe effizient und stärkt das Vertrauen der Patienten nachhaltig.

Wer in QM investiert, investiert in die Zukunft der eigenen Praxis. Gerade in einer Zeit, in der Patientenerwartungen steigen, gesetzliche Anforderungen komplexer werden und der Wettbewerb zwischen Praxen zunimmt, zeigt sich der Mehrwert eines guten QMs. 

Es hilft nicht nur dabei, Fehler zu vermeiden und Risiken zu minimieren, sondern schafft auch eine transparente, strukturierte sowie motivierende Arbeitsumgebung für das gesamte Praxisteam. 

In diesem ersten Artikel betrachten wir die Rahmenbedingungen für Qualitätsmanagement – ob in der Zahnarztpraxis oder anderen Fachrichtungen. Interessieren Sie sich für die konkrete Implementierung und Umsetzung von QM, finden Sie hier den entsprechenden Folgeartikel.    
 

Geprüftes Wissen — Unsere Inhalte entstehen innerhalb eines sorgfältigen Qualitätsprozesses. Mehr erfahren

Gemäß § 135a SGB (V)  sind Vertragszahnärzte „zur Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität der von ihnen erbrachten Leistungen verpflichtet.“ Konkrete Vorgaben ergeben sich aus der „Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement “. Wie sehen diese aus – und wie setzen sie sich zusammen? 

Was sind die Ziele des Qualitätsmanagements?

Das übergeordnete Ziel des Qualitätsmanagements in der Zahnarztpraxis ist die nachhaltige Sicherung und Verbesserung der Patientenversorgung. Dadurch ergibt sich für Praxen, die das Qualitätsmanagement aktiv fördern, ein Vorteil: Sie erfüllen nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern schaffen Vertrauen bei Patienten, Mitarbeitenden und Partnern.

Patientenversorgung und Sicherheit

Ein zentrales Anliegen ist es, die Patientenversorgung zu optimieren. Dazu gehört die Gewährleistung sicherer, effektiver und nachvollziehbarer Behandlungsprozesse. 
Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und durch präventive Maßnahmen zu minimieren – etwa durch strukturierte Dokumentation, standardisierte Abläufe und regelmäßige Schulungen oder Fortbildungen.

Effizienz und Wirtschaftlichkeit

QM für Zahnarztpraxen trägt zur Effizienzsteigerung bei, indem es Prozesse analysiert, verbessert und standardisiert.

Mitarbeiterzufriedenheit und Teamarbeit

Klare Zuständigkeiten, transparente Kommunikation und regelmäßige Teambesprechungen fördern ein positives Arbeitsklima. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit . QM ist eine Führungsaufgabe, die jedoch alle Mitarbeitenden einbezieht – es lebt von der aktiven Mitwirkung des gesamten Teams.

Zielorientierung und strategische Praxisentwicklung

QM-Beauftragte sowie das Qualitätsmanagement unterstützen bei der strategischen Entwicklung der Dentalpraxis. Ziele wie beispielsweise die Steigerung der Prophylaxe-Quote oder die Verbesserung der Patientenzufriedenheit werden konkret formuliert, mit messbaren Kennzahlen hinterlegt und regelmäßig überprüft. 

Rechtssicherheit und gesetzliche Erfüllung

QM dient der rechtlichen Absicherung. Die Einführung eines QM-Systems ist für Vertragszahnärzte gesetzlich vorgeschrieben (§ 135a SGB V). Die Einhaltung der QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) ist verpflichtend.

Neben gesetzlichen Vorgaben wie § 135a SGB V und der QM-Richtlinie des G-BA bieten Normen Orientierung, um ein Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Diese bieten praxisnahe Rahmenbedingungen für die Einführung, Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung eines QM-Systems.

DIN EN ISO 9000:2015 – Grundlagen und Begriffe

Die Norm DIN EN ISO 9000:2015 definiert die grundlegenden Begriffe sowie Prinzipien des Qualitätsmanagements. Sie dient als theoretisches Fundament für alle weiteren Normen der ISO-9000-Familie: 

•    Kundenorientierung: Fokus auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden
•    Führung: Engagement und Verantwortung der obersten Leitung
•    Engagement: Motivation und Kompetenz der Mitarbeitenden
•    Prozessorientierter Ansatz: Steuerung und Verbesserung von Prozessen
•    Kontinuierliche Verbesserung: Streben nach ständiger Optimierung
•    Faktengestützte Entscheidungsfindung: Nutzung von Daten und Analysen
•    Beziehungsmanagement: Pflege von Beziehungen zu relevanten Interessengruppen

Hinweis

Die Norm DIN EN ISO 9000:2015 wird aktuell überarbeitet. Die neue Version trägt den Namen DIN EN ISO 9000:2025

DIN EN ISO 9001:2015 – Anforderungen an QM-Systeme

Die DIN EN ISO 9001:2015 ist die weltweit am häufigsten angewandte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie gilt branchenübergreifend und legt Anforderungen an ein effektives QM-System fest. Für Zahnarztpraxen bietet die ISO 9001 eine solide Grundlage zur Zertifizierung und externen Anerkennung der Qualität ihrer Leistungen. 

Wie hängen die Normen DIN EN ISO 9000:2015 und DIN EN ISO 9001:2015 zusammen?

Die DIN EN ISO 9000:2015 und die DIN EN ISO 9001:2015 sind zwei eng miteinander verbundene Normen, die sich mit Qualitätsmanagementsystemen befassen. Sie unterscheiden sich jedoch deutlich in ihrer Zielsetzung und Anwendung.

DIN EN 15224:2016 – Spezifische Anforderungen für das Gesundheitswesen

Die DIN EN 15224:2016 ist eine branchenspezifische Erweiterung der ISO 9001 und regelt Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen. Daher bietet sie sich für die Zertifizierung von Qualitätsmanagement in Zahnarztpraxen an. Die Norm baut auf ISO 9001 auf – ergänzt diese jedoch um zentrale Aspekte.

1.  Fokus auf Patientensicherheit
   Ein zentrales Element ist das Risikomanagement im Zusammenhang mit der Patientensicherheit – ein Aspekt, der in der ISO 9001 nur allgemein behandelt wird.
2.  Zwölf qualitätsrelevante Merkmale der Gesundheitsversorgung
   z. B. Wirksamkeit, Sicherheit, Angemessenheit, Patientenorientierung, Kontinuität der Versorgung, Zugänglichkeit
3.  Klinische Prozesse als zentrale Managementobjekte
   Die Norm fordert, dass klinische Kernprozesse wie Diagnostik, Therapie und Pflege systematisch geplant, überwacht und verbessert werden.

Ein effektives Qualitätsmanagementsystem (QMS) in der Zahnarztpraxis basiert auf drei zentralen Säulen: den Grundelementen, der Methodik und den konkreten Instrumenten.

Grundelemente

Die Grundelemente des Qualitätsmanagements sind in § 3 der QM-Richtlinie des G-BA definiert und gelten für alle vertragszahnärztlichen Praxen. 

• Patientenorientierung
  Im Mittelpunkt stehen die Sicherheit und Zufriedenheit der Patienten. Dazu gehören transparente Kommunikation, Aufklärung und ein strukturiertes Beschwerdemanagement.
• Mitarbeiterorientierung
  Die Einbindung, Schulung und Sicherheit der Mitarbeitenden sind essenziell. Ein gutes QM fördert Motivation und Verantwortungsbewusstsein.
• Prozessorientierung
  Alle Abläufe – von der Terminvergabe bis zur Nachsorge – werden als Prozesse verstanden, dokumentiert und regelmäßig überprüft.
• Kommunikation und Kooperation
  Ein funktionierendes QM fördert den Informationsfluss innerhalb des Teams sowie mit externen Partnern.
• Informationssicherheit und Datenschutz
  Der Schutz sensibler Patientendaten ist integraler Bestandteil des QM.
• Verantwortung und Führung
  Die Praxisleitung trägt die Gesamtverantwortung für das QM-System und sorgt für klare Zuständigkeiten.

Methodik

Die Umsetzung des Qualitätsmanagements erfolgt in der Regel nach dem PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act), einem international anerkannten Modell zur kontinuierlichen Verbesserung:

• Plan (Planen): Qualitätsziele definieren, Maßnahmen planen, Verantwortlichkeiten festlegen.
• Do (Umsetzen): Geplante Maßnahmen im Praxisalltag einführen.
• Check (Überprüfen): Ergebnisse messen, Soll-Ist-Vergleich durchführen.
• Act (Handeln): Maßnahmen optimieren, neue Strategien entwickeln.

Dieser Zyklus wird regelmäßig durchlaufen und bildet das Herzstück eines lebendigen QM-Systems.

Methoden und Instrumente

Die in der QM-Richtlinie aufgeführten Methoden und Instrumente sind verpflichtende Bestandteile des Qualitätsmanagements in Zahnarztpraxen. Ein Verzicht ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich – etwa bei fehlender Ausstattung oder besonderen fachlichen Gegebenheiten.

Welche Methoden und Instrumente sind im QM unter Umständen verzichtbar?

• Messen und Bewerten von Qualitätszielen innerhalb der Praxis
• Erhebung des Ist-Zustandes & Selbstbewertung
• Regelung von Verantwortlichkeiten & Zuständigkeiten (z. B. durch Organigramme)
• Verständliche Prozess- und Ablaufbeschreibungen (für alle Mitarbeitenden einsehbar)
• Schnittstellenmanagement für Behandlungs- und Verwaltungsbereiche
• Teambesprechungen
• Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
• Patientenbefragungen
• Anonyme Mitarbeiterbefragungen
• Verständliche Patienteninformation & Aufklärung
• Notfallmanagement (Vorbereitung auf etwaige medizinische Notfälle)
• Hygienemanagement (alle Maßnahmen zur Infektionsprävention)
• Arzneimitteltherapiesicherheit 
• Schmerzmanagement 
• Sturzprävention (Sturzrisiko erkennen und minimieren)
• Prävention von Missbrauch & Gewalt (z.B. Entwicklung von Schutzkonzepten)
• Was in der Zukunft auf die ästhetische Zahnmedizin zukommt

"(1) Die Einrichtungen haben die Umsetzung und Weiterentwicklung ihres Qualitätsmanagements im Sinne einer Selbstbewertung regelmäßig zu überprüfen. (2) Die Ergebnisse der Überprüfung sind für interne Zwecke zu dokumentieren."